End2End Accounting: reducir la presión de los plazos fiscales en España
Los plazos fiscales trimestrales en España generan un pico administrativo inevitable. The Foundry identificó una oportunidad para reducir el trabajo repetitivo asociado y mantener la precisión y el control.
End2End Accounting
Reto
Cientos de clientes tienen los mismos plazos fiscales trimestrales y el personal transfiere manualmente la información de las facturas al programa contable del despacho.
Qué propusimos
Captura de facturas mediante IA, preparación estructurada para A3 y revisión y aprobación por parte del equipo.
Resultado previsto
Menos administración repetitiva, menor presión durante las declaraciones y mayor capacidad para crecer sin aumentar proporcionalmente la plantilla.
El patrón más amplio que revela este caso
En muchas empresas de servicios profesionales, crecer genera más administración. Pero cuando el trabajo se concentra en picos, contratar personal permanente no siempre es una respuesta eficiente.
En España, los plazos fiscales trimestrales coinciden para todos los clientes de End2End. Las facturas de cientos de clientes deben procesarse en el mismo periodo limitado.
El despacho necesita capacidad suficiente para esos picos, aunque la carga no sea la misma durante todo el año.
El atasco depende también de cuánto trabajo tiene que hacerse a la vez.
Por qué introducir facturas más rápido no era la respuesta
End2End presta servicios contables y de asesoramiento a clientes internacionales que operan en España.
Los clientes suben facturas a carpetas compartidas de Google Drive o Dropbox. El equipo abre cada documento e introduce manualmente en A3 los datos del proveedor, las fechas, los números de factura, los importes y la información fiscal.
Multiplicado por cientos de clientes y numerosas facturas, el esfuerzo administrativo resulta considerable.
La respuesta evidente podría ser buscar formas de introducir los datos más rápido.
Pero cuestionamos esa suposición.
¿Por qué pedir a las personas que vuelvan a escribir información que ya está en las facturas?
La oportunidad era eliminar la introducción manual de datos, más allá de acelerarla.
El problema real
La información ya estaba disponible
Las facturas contenían la mayoría de los datos necesarios, pero extraerlos exigía trabajo manual repetitivo.
Los plazos concentraban la carga
Todos los clientes tenían las mismas fechas de presentación trimestral, lo que generaba picos administrativos previsibles.
El crecimiento aumentaba la presión
Cada cliente adicional añadía facturas que procesar en el mismo periodo de declaración.
La precisión seguía siendo esencial
El personal necesitaba verificar los datos y resolver incidencias antes de incorporarlos a la contabilidad.
El reto era eliminar trabajo innecesario y conservar las comprobaciones importantes.
Nuestro enfoque
Examinamos a qué dedicaba su tiempo el equipo y qué actividades requerían realmente intervención humana.
1. Identificamos el trabajo que podía automatizarse
La mayoría de la información que introducía el personal ya existía en los documentos originales.
Propusimos que la IA la extrajera automáticamente para que el equipo revisara datos preparados en vez de introducir cada factura.
2. Mantuvimos los hábitos de los clientes
Los clientes seguirían subiendo facturas a sus carpetas habituales de Google Drive o Dropbox.
El sistema propuesto recogería esos documentos, extraería los datos del proveedor, fechas, números de factura, bases imponibles, IVA y totales, y lo organizaría en una estructura coherente.
Los clientes no tendrían que adoptar un proceso nuevo.
3. Diseñamos alrededor de la revisión y la aprobación
Esta fue la decisión de diseño fundamental.
Para cada cliente y periodo contable, el equipo vería qué facturas se habían recogido, procesado o señalado para revisar.
Podría comparar los documentos originales con los datos extraídos, corregir errores y aprobar los resultados.
Solo avanzaría la información revisada y aprobada.
El objetivo era sustituir la escritura repetitiva por comprobaciones informadas y conservar la responsabilidad humana.
4. Conectamos el proceso contable existente
La información aprobada se prepararía para importarla a A3, posiblemente mediante la vía de Quipu que End2End ya utiliza.
Separamos extracción, revisión, aprobación e importación para que el equipo pudiera ver qué había ocurrido y qué necesitaba atención.
Esto conservaba el proceso contable y cambiaba cómo se preparaban los datos.
Cómo podría funcionar en la práctica
Convertir una carpeta de facturas en datos estructurados
Harbour Studio SL, un cliente ficticio utilizado como ejemplo, sube 24 facturas a su carpeta habitual de Google Drive.
El sistema propuesto recoge los documentos y extrae la información contable. Veintidós se procesan correctamente y dos quedan señalados para revisar.
El equipo puede ver el estado del lote sin abrir cada factura para empezar a introducir datos.
Pasar de introducir datos a comprobarlos
Un miembro del equipo abre la pantalla de revisión de facturas de Harbour Studio.
Una tabla muestra cada proveedor, número de factura, fecha, base imponible, IVA y total. Al seleccionar una entrada, aparece la factura original junto a los datos extraídos.
La persona revisa la información, resuelve incidencias y aprueba los datos para prepararlos para A3.
Vista ilustrativa del proceso propuesto de captura y revisión de facturas.
Qué queremos cambiar
Menos administración repetitiva
Información de facturas capturada y estructurada automáticamente, sin volver a escribirla.
Más tiempo para el trabajo útil
Personal centrado en comprobar la precisión, resolver incidencias y atender a los clientes.
Mayor capacidad durante los picos de presentación
Menor esfuerzo administrativo por cliente, con la posibilidad de absorber crecimiento sin un aumento equivalente de plantilla.
Sigue siendo una solución propuesta. La implantación y los resultados medibles aún no se han establecido.
Por qué tiene sentido este enfoque
Contratar más personas puede parecer la respuesta evidente a unos plazos trimestrales difíciles de asumir.
Pero eso no resuelve la ineficiencia fundamental: volver a introducir información que ya existe en los documentos del cliente.
El enfoque de The Foundry separa la administración repetitiva de las comprobaciones y el criterio que siguen requiriendo personas.
La primera se puede automatizar. Los segundos se conservan.
Qué demuestra este caso
Cuando todos los clientes tienen el mismo plazo, reducir el trabajo manual por cliente puede cambiar la economía del crecimiento.
La IA puede eliminar el trabajo repetitivo que impide a las personas aprovechar plenamente su experiencia profesional.
¿Su empresa se enfrenta a un reto similar?
Si su empresa afronta picos administrativos recurrentes, introducción manual de datos o una carga que aumenta con cada cliente nuevo, puede ser útil revisar el proceso antes de contratar.
En The Foundry identificamos dónde se atasca el trabajo y diseñamos soluciones prácticas de IA alrededor del funcionamiento real de las empresas.
Hablemos de qué está limitando la capacidad de su empresa.