RS Interior Designs: eliminar el atasco entre el diseño y los pedidos
Una parte considerable del trabajo tenía que repetirse antes de poder empezar a tramitar los pedidos.
RS Interior Designs
Reto
Al crecer el número y la complejidad de los proyectos, había que recrear la información de los productos entre el diseño y los pedidos, lo que generaba administración innecesaria, comprobaciones manuales y dependencia de las personas con más experiencia.
Qué hicimos
Rediseñamos el proceso entre diseño y pedidos y desarrollamos un sistema conectado que reúne información de productos, controles comerciales, pedidos y seguimiento de entregas.
Resultado
Un proceso rediseñado para reducir duplicaciones, detectar posibles problemas antes y ayudar a gestionar más proyectos sin un aumento equivalente de administración.
El patrón más amplio que revela este caso
El crecimiento puede simplemente dejar al descubierto ineficiencias existentes, sin complicar el trabajo en sí.
La información se introduce más de una vez. Las personas con experiencia dedican cada vez más tiempo a comprobar detalles. Los sistemas que funcionaban a menor escala encuentran dificultades cuando aumentan los proyectos.
La empresa sigue cumpliendo, pero a costa de un esfuerzo mayor para que todo avance.
La cantidad de trabajo innecesario que genera el propio proceso puede ser el origen del atasco.
Por qué automatizar los pedidos no era suficiente
RS Interior Designs gestiona proyectos desde el diseño inicial hasta la búsqueda de productos, los pedidos y la instalación.
Cada proyecto implica numerosas decisiones sobre muebles, iluminación, tejidos y acabados. La información se desarrolla entre paneles de diseño, páginas de proveedores, correos y conversaciones.
Pero, una vez aprobado el diseño, gran parte de esa información tenía que introducirse manualmente en el sistema de pedidos existente.
Antes de pedir había que comprobar las especificaciones, los descuentos de proveedores, el IVA y los fondos del cliente.
La solución evidente era automatizar la introducción de datos.
Pero cuestionamos esa suposición.
¿Por qué automatizar la reconstrucción de información que podría haberse recogido correctamente desde el principio?
Esa pregunta cambió la dirección del proyecto.
El problema real
La información se estructuraba demasiado tarde
Los detalles de los productos existían durante el diseño, pero la información necesaria para pedir se reunía principalmente después de la aprobación.
El traspaso de información generaba duplicaciones
Las especificaciones, los precios y los datos de proveedores tenían que transferirse o reconstruirse a partir de paneles, correos y documentos.
Los controles comerciales estaban desconectados
Los descuentos, los cálculos de IVA y los fondos del cliente exigían hojas de cálculo separadas y comprobaciones manuales.
Los problemas de entrega podían aparecer tarde
Detectar pedidos retrasados o paralizados dependía de que alguien revisara las comunicaciones de proveedores y el seguimiento.
La información existía, pero se volvía utilizable demasiado tarde y circulaba con dificultad por la empresa.
Nuestro enfoque
Empezamos por comprender el proceso completo, más allá de buscar una forma más rápida de introducir datos en el sistema existente.
1. Seguimos el recorrido del producto
Con el equipo de RS trazamos el recorrido de un producto desde la selección inicial hasta la aprobación del cliente, la compra y la entrega.
Esto reveló dónde se recreaba la información, qué comprobaciones exigían criterio especializado y dónde podían producirse retrasos sin que nadie los detectara.
2. Adelantamos la recogida de información
La decisión principal fue empezar a preparar la lista de pedidos durante el diseño.
Los detalles de los productos, los datos de proveedores y los precios podían recogerse progresivamente a medida que los diseñadores hacían sus selecciones.
Cuando el cliente aprobara la propuesta, gran parte de la información necesaria para pedir ya existiría.
3. Diseñamos alrededor del proceso completo
Diseñamos un sistema conectado para sustituir el existente, en vez de añadir automatización al programa de pedidos.
Los registros de productos, los cálculos comerciales, los pedidos y el seguimiento de entregas compartirían la misma información.
También pudimos incorporar las comprobaciones financieras al proceso y reducir su dependencia de hojas de cálculo separadas.
4. Aplicamos la IA donde aportaba valor
La IA ayuda a extraer y estructurar información de productos de las páginas de proveedores y a detectar posibles problemas de entrega.
Los diseñadores siguen eligiendo los productos, verificando especificaciones y aprobando pedidos.
El objetivo era eliminar trabajo repetitivo y mantener en el equipo las decisiones comerciales y de diseño importantes.
Cómo funciona en la práctica
De la selección del producto al pedido
Un diseñador encuentra un producto en la página de un proveedor.
Antes podía añadir sus detalles a un panel de diseño y recrearlos en el sistema de pedidos después de la aprobación del cliente.
En el proceso rediseñado, la IA ayuda a recoger la información del producto durante el diseño.
El diseñador comprueba los detalles y el registro del pedido se desarrolla junto con la propuesta.
Cuando el cliente aprueba, la información está lista para preparar la compra.
Detectar problemas a partir del seguimiento de entregas
Se reúnen las actualizaciones de proveedores, las fechas previstas y la información de seguimiento.
El sistema está diseñado para señalar posibles retrasos, sin depender únicamente de que alguien detecte un pedido paralizado.
El equipo puede investigar antes de que un problema de entrega afecte a la instalación.
Qué cambió
2 — Procesos conectados
El proceso entre diseño y pedidos y el seguimiento de entregas quedan unidos.
1 — Sistema integrado
Información de productos, controles comerciales, compras y visibilidad de las entregas conectados.
0 — Reconstrucciones manuales de listas de pedidos
El objetivo de diseño es eliminar la necesidad de reconstruir la información del producto después de la aprobación del cliente.
Estos elementos describen el sistema rediseñado y su funcionamiento previsto. Los resultados operativos se evaluarán tras el lanzamiento.
Por qué funcionó este enfoque
El problema inicial parecía ser la falta de eficiencia al tramitar pedidos.
Pero automatizar la introducción de datos habría acelerado un traspaso ineficiente sin eliminar su causa.
Al examinar todo el proceso, identificamos la oportunidad de recoger la información una sola vez, en cuanto estuviera disponible, y reutilizarla durante el proyecto.
La IA apoya ese proceso, pero la mejora principal viene de rediseñar cómo se trabaja.
El objetivo es ayudar a RS a gestionar más proyectos sin crear más trabajo innecesario.
Qué demuestra este caso
Rediseñar un proceso puede eliminar la necesidad de una tarea existente y ofrecer una oportunidad mayor que automatizarla.
¿Su empresa se enfrenta a un reto similar?
Si su empresa depende de que las personas vuelvan a introducir, comprobar o reclamar información cada vez que el trabajo pasa de un equipo a otro, conviene revisar el proceso antes que las herramientas.
En The Foundry ayudamos a identificar esos atascos y a construir sistemas prácticos que eliminan trabajo innecesario.
Hablemos de los procesos que están frenando a su empresa.