End2End Accounting : alléger la pression des échéances fiscales espagnoles
Les échéances fiscales trimestrielles en Espagne entraînent un pic administratif incontournable. The Foundry a repéré une possibilité de réduire le travail répétitif lié à ces échéances tout en préservant l’exactitude et le contrôle.
End2End Accounting
Défi
Des centaines de clients ont les mêmes échéances fiscales trimestrielles et l’équipe transfère manuellement les informations des factures dans le logiciel comptable du cabinet.
Notre proposition
La saisie des factures assistée par l’IA, une préparation structurée pour A3 et une vérification suivie d’une approbation par l’équipe.
Résultat attendu
Moins d’administration répétitive, moins de pression pendant les déclarations et davantage de capacité de croissance sans hausse proportionnelle des effectifs.
Ce que ce cas révèle plus largement
Pour beaucoup de cabinets de services professionnels, la croissance crée davantage d’administration. Mais quand le travail se concentre sur des pics, recruter des salariés permanents n’est pas forcément une réponse efficace.
En Espagne, les échéances fiscales trimestrielles tombent aux mêmes dates pour tous les clients d’End2End. Les factures de centaines de clients doivent être traitées dans le même délai limité.
Le cabinet doit disposer d’une capacité suffisante pendant ces pics, même si la charge n’est pas aussi élevée toute l’année.
Le blocage tient aussi à la quantité de travail qui doit être accomplie en même temps.
Pourquoi saisir les factures plus vite ne suffisait pas
End2End fournit des services comptables et de conseil à des clients internationaux exerçant en Espagne.
Les clients déposent leurs factures dans des dossiers partagés Google Drive ou Dropbox. L’équipe ouvre chaque document et saisit manuellement dans A3 les coordonnées du fournisseur, dates, numéros de facture, montants et informations fiscales.
À l’échelle de centaines de clients et de nombreuses factures, la charge administrative devient importante.
La réponse évidente pourrait être de trouver comment accélérer la saisie.
Nous avons toutefois remis cette hypothèse en question.
Pourquoi demander aux personnes de retaper des informations déjà présentes sur les factures ?
Il était possible de supprimer cette saisie manuelle, au-delà d’une simple accélération.
Le problème réel
Les informations étaient déjà disponibles
Les factures contenaient l’essentiel des données nécessaires, mais leur extraction demandait un travail manuel répétitif.
Les échéances concentraient la charge
Chaque client avait les mêmes dates de déclaration trimestrielle, ce qui créait des pics administratifs prévisibles.
La croissance augmentait la pression
Chaque nouveau client ajoutait des factures à traiter dans le même délai de déclaration.
L’exactitude restait essentielle
L’équipe devait toujours vérifier les informations et résoudre les anomalies avant leur entrée en comptabilité.
Il fallait supprimer le travail inutile tout en préservant les vérifications importantes.
Notre approche
Nous avons examiné où passait le temps de l’équipe et quelles activités nécessitaient réellement une intervention humaine.
1. Repérer le travail qui pouvait être automatisé
La plupart des informations saisies existaient déjà dans les documents d’origine.
Nous avons proposé que l’IA les extraie automatiquement, afin que l’équipe vérifie des données préparées plutôt que de saisir chaque facture.
2. Conserver les habitudes des clients
Les clients continueraient de déposer leurs factures dans leurs dossiers Google Drive ou Dropbox habituels.
Le système proposé collecterait ces documents, extrairait les coordonnées fournisseurs, dates, numéros de facture, montants hors taxes, IVA et totaux, puis organiserait les données dans une structure cohérente.
Les clients n’auraient pas besoin d’adopter un nouveau processus.
3. Organiser la vérification et l’approbation
C’était la décision de conception essentielle.
Pour chaque client et chaque période comptable, l’équipe verrait quelles factures avaient été collectées, traitées ou signalées comme nécessitant une intervention.
Elle pourrait comparer les documents d’origine aux données extraites, corriger les erreurs et approuver les résultats.
Seules les informations vérifiées et approuvées passeraient à l’étape suivante.
L’objectif était de remplacer la saisie répétitive par une vérification éclairée, tout en conservant la responsabilité humaine.
4. Relier le processus comptable existant
Les informations approuvées seraient préparées pour un import dans A3, éventuellement par le circuit Quipu déjà utilisé par End2End.
Nous avons séparé extraction, vérification, approbation et import pour que l’équipe voie ce qui s’était passé et ce qui demandait une intervention.
Le processus comptable était préservé, avec une nouvelle manière de préparer les données.
Ce que cela pourrait donner en pratique
Transformer un dossier de factures en données structurées
Harbour Studio SL, un client fictif utilisé pour illustrer le fonctionnement, dépose 24 factures dans son dossier Google Drive habituel.
Le système proposé collecte les documents et extrait les données comptables. Vingt-deux sont traités correctement et deux sont signalés pour vérification.
L’équipe peut voir l’état du lot sans devoir ouvrir chaque facture pour commencer la saisie.
Passer de la saisie à la vérification
Un membre de l’équipe ouvre l’écran de vérification des factures de Harbour Studio.
Un tableau présente chaque fournisseur, numéro de facture, date, montant hors taxes, IVA et total. Sélectionner une ligne affiche la facture d’origine à côté des données extraites.
La personne vérifie les données, résout les anomalies et approuve leur préparation pour A3.
Illustration du processus proposé de collecte et de vérification des factures.
Ce que nous visons
Moins d’administration répétitive
Les données des factures seraient recueillies et structurées automatiquement, sans ressaisie.
Plus de temps pour le travail utile
L’équipe se concentrerait sur l’exactitude, les anomalies et l’accompagnement des clients.
Davantage de capacité pendant les pics déclaratifs
Moins d’effort administratif par client permettrait d’absorber la croissance sans hausse équivalente des effectifs.
Il s’agit encore d’une solution proposée. La mise en œuvre et les résultats mesurables restent à établir.
Pourquoi cette approche est pertinente
Face à des échéances trimestrielles difficiles à absorber, recruter davantage peut sembler évident.
Mais cela ne résout pas l’inefficacité fondamentale : ressaisir des informations qui existent déjà dans les documents clients.
L’approche de The Foundry sépare l’administration répétitive des vérifications et du jugement qui nécessitent toujours des personnes.
La première peut être automatisée. Les seconds sont préservés.
Ce que ce cas démontre
Quand tous les clients ont la même échéance, réduire le travail manuel par client peut changer l’économie de la croissance.
L’IA peut supprimer le travail répétitif qui empêche les personnes d’utiliser pleinement leur expertise professionnelle.
Vous rencontrez un problème similaire ?
Si votre entreprise connaît des pics administratifs récurrents, de la saisie manuelle ou une charge qui augmente à chaque nouveau client, il peut être utile d’examiner le processus avant de recruter.
Chez The Foundry, nous repérons où le travail se bloque et concevons des solutions IA pratiques autour du fonctionnement réel des entreprises.
Parlons de ce qui limite votre capacité.