RS Interior Designs : supprimer le blocage entre conception et commande
Une grande partie du travail devait être refaite avant même de pouvoir commencer à commander.
RS Interior Designs
Défi
Avec des projets plus nombreux et plus complexes, les informations produits devaient être recréées entre conception et commande, ce qui générait de l’administration inutile, des vérifications manuelles et une dépendance aux membres expérimentés de l’équipe.
Notre intervention
Nous avons repensé le passage de la conception à la commande et développé un système relié regroupant informations produits, contrôles commerciaux, commandes et suivi des livraisons.
Résultat
Un processus repensé pour réduire les doublons, repérer les problèmes plus tôt et permettre de gérer davantage de projets sans augmentation équivalente de l’administration.
Ce que ce cas révèle plus largement
La croissance peut simplement révéler les inefficacités déjà présentes, sans rendre le travail lui-même plus compliqué.
Les informations sont saisies plusieurs fois. Les personnes expérimentées passent de plus en plus de temps à vérifier les détails. Les systèmes adaptés à une petite activité peinent quand le nombre de projets augmente.
L’entreprise continue de livrer, mais au prix d’efforts supplémentaires pour faire avancer le travail.
La quantité de travail inutile créée par le processus peut être à l’origine du blocage.
Pourquoi automatiser les commandes ne suffisait pas
RS Interior Designs gère les projets de la conception initiale à la recherche de produits, aux commandes et à l’installation.
Chaque projet implique de nombreuses décisions sur le mobilier, l’éclairage, les tissus et les finitions. Les informations produits se construisent entre planches de conception, sites fournisseurs, e-mails et conversations.
Mais une fois la conception approuvée par le client, une grande partie de ces informations devait être saisie manuellement dans le système de commande existant.
Les caractéristiques produits, remises fournisseurs, calculs de TVA et fonds clients devaient tous être vérifiés avant de passer commande.
La solution évidente était d’automatiser la saisie.
Nous avons toutefois remis cette hypothèse en question.
Pourquoi automatiser la reconstitution d’informations qui auraient pu être correctement recueillies dès le départ ?
Cette question a changé la direction du projet.
Le problème réel
Les informations étaient structurées trop tard
Les détails produits existaient pendant la conception, mais les informations nécessaires aux commandes étaient surtout rassemblées après l’approbation.
Le passage de relais créait des doublons
Caractéristiques, prix et coordonnées fournisseurs devaient être transférés ou reconstitués à partir de planches, d’e-mails et de documents.
Les contrôles commerciaux étaient séparés
Remises, calculs de TVA et fonds clients nécessitaient des tableurs distincts et des vérifications manuelles.
Les problèmes de livraison pouvaient apparaître tard
Repérer les commandes en retard ou à l’arrêt dépendait des personnes qui vérifiaient les échanges fournisseurs et le suivi.
Les informations existaient, mais devenaient utilisables trop tard et circulaient difficilement dans l’entreprise.
Notre approche
Nous avons commencé par comprendre le processus complet, au-delà de la recherche d’un moyen de saisir plus vite dans le système existant.
1. Suivre le parcours du produit
Avec l’équipe RS, nous avons retracé le parcours d’un produit : sélection initiale, approbation client, achat et livraison.
Cela a révélé où les informations étaient recréées, quelles vérifications demandaient un jugement spécialisé et où des retards pouvaient passer inaperçus.
2. Recueillir les informations plus tôt
La décision essentielle a été de commencer à constituer la liste de commande pendant la conception.
Caractéristiques produits, informations fournisseurs et prix pouvaient être recueillis progressivement au fil des sélections des designers.
Au moment où le client approuverait le projet, une grande partie des informations nécessaires aux commandes existerait déjà.
3. Concevoir autour du processus complet
Nous avons conçu un système de remplacement relié plutôt que d’ajouter une automatisation au logiciel de commande existant.
Fiches produits, calculs commerciaux, commandes et suivi des livraisons partageraient les mêmes informations.
Cela nous a aussi permis d’intégrer les contrôles financiers au processus et de réduire leur dépendance à des tableurs séparés.
4. Utiliser l’IA là où elle est utile
L’IA aide à extraire et à structurer les informations produits des sites fournisseurs et à repérer les problèmes de livraison possibles.
Les designers continuent de sélectionner les produits, de vérifier les caractéristiques et d’approuver les commandes.
L’objectif était de supprimer le travail répétitif tout en laissant les décisions commerciales et de conception importantes à l’équipe.
En pratique
De la sélection du produit à la commande
Un designer trouve un produit sur le site d’un fournisseur.
Auparavant, ses détails pouvaient être ajoutés à une planche de conception, puis recréés dans le système de commande après l’approbation client.
Dans le processus repensé, l’IA aide à recueillir les informations produits pendant la conception.
Le designer vérifie les détails et la fiche de commande se construit en même temps que le projet.
Quand le client approuve, les informations sont prêtes pour préparer l’achat.
Repérer les problèmes à partir du suivi des livraisons
Les mises à jour fournisseurs, dates prévues et informations de suivi sont rassemblées.
Le système est conçu pour signaler les retards possibles, sans dépendre uniquement d’une personne qui remarque une commande bloquée.
L’équipe peut examiner la situation avant qu’un problème de livraison ne compromette l’installation.
Ce qui a changé
2 — Processus reliés
Le passage de la conception à la commande et le suivi des livraisons sont réunis.
1 — Système intégré
Informations produits, contrôles commerciaux, achats et visibilité sur les livraisons sont reliés.
0 — Reconstitutions manuelles des listes de commande
La conception vise à supprimer la nécessité de reconstruire les informations produits après l’approbation client.
Ces éléments décrivent le système repensé et son fonctionnement prévu. Les résultats opérationnels seront évalués après le lancement.
Pourquoi cette approche a fonctionné
Le problème initial semblait être le manque d’efficacité des commandes.
Mais automatiser la saisie aurait accéléré un passage de relais inefficace sans en supprimer la cause.
En examinant tout le processus, nous avons repéré la possibilité de recueillir chaque information une seule fois, dès qu’elle devenait disponible, puis de la réutiliser tout au long du projet.
L’IA soutient ce processus, mais l’amélioration principale vient de la manière de repenser le travail.
L’objectif est d’aider RS à gérer davantage de projets sans créer plus de travail inutile.
Ce que ce cas démontre
Repenser un processus peut supprimer la nécessité d’une tâche existante et offrir une occasion plus importante que sa seule automatisation.
Vous rencontrez un problème similaire ?
Si vos équipes doivent sans cesse ressaisir, vérifier ou relancer des informations lors des passages de relais, le processus mérite peut-être d’être examiné avant les outils.
Chez The Foundry, nous aidons les entreprises à repérer ces blocages et à construire des systèmes pratiques pour supprimer le travail inutile.
Parlons des processus qui vous ralentissent.